《進階遞送‧成長型企業》Bob-Dylon Communications行銷顧問服務公司
本文發表於「打造大規模的小公司」網路特輯專區
(2008數位時代出版．UPS獨家贊助)
(2008數位時代出版．UPS獨家贊助)
新加坡向來是國際企業亞太總部偏好的設置地點，許多區域內的行銷推廣活動，都會由亞太總部統籌、發包，再交由各地分公司或當地行銷服務業者來執行。拜此地利之便，以活動和會議服務起家的 Bob-Dylon Communications 行銷顧問服務公司，便經常承辦這類跨地區的活動業務。
今年第二季， Bob-Dylon 承接了某家國際企業北亞五個城市的新產品巡迴發表會；從韓國首爾展開第一站，香港、上海、台北接續舉辦，最後在新加坡落幕。因為考量到各地區的活動執行效率和整體成本， Bob-Dylon 準備在新加坡統一製作活動所需的標準文宣品、海報、旗幟、甚至小贈品，再透過 UPS 的國際快遞、空運或海運派送給各地區的客戶分公司和當地協辦的行銷服務業者。
Bob-Dylon 向來肯定 UPS 遞送服務的效率，因為像這種多樣化的貨件遞送， UPS 的處理流程可是有竅門的。 UPS 會先 統一採用空運運輸 ( 在特殊情況，偶爾會以海運運輸 ) ，把所有物品包裹成 單一項目，以利快速通關；等通關完成後，再拆裝、分散與掃描，遞送到每一個終端客戶手上。
因為涉及四個海外地區的遞送和通關費用，為了 簡化業務程序， Bob-Dylon 需要一套便捷的託運工具。於是他們安裝託運軟體「 UPS WorldShip 」並 連接公司的客戶服務與帳務系統，逐一 檢視每件待送貨件的費率。
經過一番確認， Bob-Dylon 專案人員把所有貨件的費率資料，填入公司專案支出申報系統，再轉發給主管簽核同意後，便通知 UPS 上門來取件。事實上，除了用電話通知 UPS 上門收件之外， UPS 現在也提供無線通訊解決方案，讓客戶透過手機的 WAP 和簡訊兩種方式，來安排託運、並追蹤貨件。
UPS 的「 貨件狀態檢視管理 ( Quantum View Manage) 」服務會以電子 郵件方式，同時通知 Bob-Dylon 和他指定的收件單位 ，哪些貨件目前 位於何處、以及何時會到達收件地點。另一方面 ， Bob-Dylon 的專案人員也可以 使用 UPS 提供的「 Flex Global View 」功能，了解 貨件運送各階段的狀況。
當發表會陸續在四個城市圓滿落幕後， Bob-Dylon 專案人員開始彙整帳單、製作和提交整個活動的開支報表。這時， UPS 的「帳單資料 (Billing Data) 」工具便派上用場。
「 UPS 帳單資料工具」會把這次四個城市、八個收件對象 ( 客戶的分公司和當地協助辦理活動的行銷服務公司 ) 的所有運費成本，彙整成一份綜合檢視的帳單， Bob-Dylon 的人員可以快速又輕鬆進行帳單核對、費用分攤和應付帳款等內部業務流程。而 UPS 還提供一種「帳單分析工具」，能夠製作詳細的報表，例如根據公司的成本代碼，提供運費摘要和小計等。
由於活動結束後，某些展覽品需要寄回新加坡給 Bob-Dylon 公司，由於 Bob-Dylon 專案人員在當初託運時使用了「 UPS 退件服務」，製作了退件標籤並隨貨附在貨件上，因此四個城市的八個收件人可以直接將退件標籤黏貼於即將退回的包裹上，再通知 UPS 取件，包裹就會直接退回新加坡的指定地點。一場為期四周、跨越五個城市的巡迴活動 ， 正式宣告圓滿結案。
(*) 本文引述的客戶公司名稱皆為虛構，如有雷同，純屬巧合。
