2007-12-08

幕後英雄PLM發酵,英業達修練一身好本事

「PLM專案是一種工程和組織的再造,
透過所有流程的重新調整、規則化,
整合組織主要功能系統,提升工作效率與作業的細膩度。
我相信,在英業達高階主管群展現的強力支持態勢,
以及員工們表現的正確工作態度,
PLM專案更出色的成果將指日可期。」

-英業達(股)開發中心 系統工程處協理 魏瑞光


《本文發表於2007年12月Simens PLM Software成功案例》


2006年,Business Week發佈了「全球科技公司一百強(The Info Tech 100)」,營運主力為筆記型電腦和伺服器ODM業務的英業達,以年營業額61億9千8百萬美元、年成長率45%的成績,名列第17名;台商排名緊次於鴻海精密和宏達電子,更遠遠領先筆記型電腦ODM前二大業者──廣達電腦和光寶電腦。

Business Week評述英業達時提到:面對知名品牌客戶常態的嚴苛要求,台灣ODM廠商還會有什麼更為難以應付的事呢?答案是:淪為二線ODM廠商。然而,英業達在歷經一段長時間的筆記型電腦大訂單爭奪苦戰後,不但獲得Toshiba公司越來越多的訂單,也積極開拓新戰線,將伺服器設計與製造納入另一條經營主線。

這段紀實精簡描述了英業達在遭逢創業以來最嚴酷的寒冬後,藉由收購原迪吉多電腦的桃園伺服器生產線,增加新的營業重點,讓營業成績由谷底反彈成長的歷程。而這個嚴峻的重振過程中,有位「幕後英雄」靜默的扮演推動公司成功再造的角色──那就是PLM專案。

跌落幽谷的反彈修練

英業達(股)開發中心系統工程處協理魏瑞光表示:「事實上,現在要承接科技大廠的ODM訂單,是否導入PLM幾乎是競標的資格條件之一。」

「我們很慶幸,當年在公司的營運走到谷底時,英業達的高層做了一件睿智的決策──投資導入PLM專案,徹底重整了所有流程,修練了現在的競爭力。」

當時的英業達在營運流程上遭遇最急待突破的瓶頸,就是如何串連組織內部各種應用系統,讓不同使用者即時取得所需的資料。

這種系統之間的資料銜接需求,呈現在幾方面,包括產品結構管理(PSM)機制;各系統(例如EC流程、EBOM、FIS)與SAP之間缺乏整合,造成資料因重複輸入而衍生許多錯誤;缺乏單一匯集功能,讓每位使用者要面對過多的入口頁面;缺乏對工程變更控制的詳細分析;甚至耗費過多時間在導入PLM的基礎技術與核心功能等。

於是,英業達在2002年召集相關部門的高階主管,組織一個PLM建置委員會,深入設想組織的需求與目標,並具體落實成每一條書面文字,編製成一本厚厚的需求規劃書。

「我們花了許多時間進行內部溝通、釐清需求、設定明確的目標,才完成這本巨細靡遺的需求規劃書。它詳細的程度遠超乎外部顧問群的想像。」魏瑞光強調:「正因為做足了準備功課,日後在實施推展過程中,一切作為都有所本。這也是我們的PLM專案得以成功上線的先決條件。」

以Teamcenter流暢串接五大功能系統

經過審慎評估,英業達選用全球PLM解決方案市佔率第一的Siemens PLM Software公司的 Teamcenter Enterprise Solution,於2002年展開這場長期、攸關公司邁向知識管理層級的艱鉅工程。

「評估PLM方案有個重點,就是要看公司組織流程的成熟度,以及對IT技術的支援能力。」魏瑞光表示:「我們認為Teamcenter方案容易客製化,擁有快速連接其他系統的介面(這有利於解決英業達當時各大系統銜接性不足的問題),也提供完整、立即可用的核心程式,同時維護投資也相對輕鬆。」

英業達的PLM專案初始目標就設定要「一次到位」──從完整模組功能的全面上線,到全球據點的同步啟用。

根據這個目標,建置團隊以Teamcenter為底層核心,透過一組通用功能介面,逐層銜接了專案管理(PM)、料件資訊管理(PIM)、工程文件管理(EDM)、產品組態管理(PCM)、工程變更控制(ECC)等功能系統;並延伸整合ERP、企業資料庫、CAD系統,以及工廠資訊系統(FIS)等應用程式,讓整個組織的資料透通流動,免除了資料重複輸入造成的錯誤與不完整性。

歷經兩年的建置作業,英業達在2004年7月於台灣、中國、美國和歐洲等地據點,全線啟動,初期使用人數高達八百多人。

雖然PLM的導入範疇必須是全面性,才能彰顯最大的效益,但考量到實際投資成本,英業達採取了階段式部署,長期將達到二千人的使用規模。

成功優勢一:擁有內部參考範例

「英業達在導入PLM專案上有個罕見的優勢,那就是擁有一個絕佳的內部參考範例──伺服器事業體。」魏瑞光回顧這段建置歷史時,點出專案成功的第一個要點。

該公司的主要業務區分為筆記型電腦和伺服器兩大區塊。後者承襲了前任東家的成熟作業流程,但因應提升作業效率和各大系統的資料整合需求,希望建置一個電子化工具。

「因為伺服器事業體的作業流程較為成熟,我們通常在導入新功能後,成效立即顯現。」英業達研發技術中心協理劉達成表示:「於是當同樣的功能要部署在筆記型電腦事業體這端時,便能夠參考另一方的經驗,調整實際建置的施作。我認為這對於整體PLM專案的推展是極有幫助的,因為我們不需要等待建置一段時間後,才知道成效為何。」

成功優勢二:收編所有舊系統資料

其次,透過巨細靡遺的準備作業與分析,英業達的PLM團隊做了一個重大決策:收編所有舊系統資料。

魏瑞光指出:「當初我們知道,如果讓新舊系統劃清界線,不理會舊系統資料的收編問題,PLM的建置工作相對就簡單多了,但也無法擺脫新舊系統並用的後遺症。」

於是不同於高科技製造同業慣用的切割模式,英業達選擇長痛不如短痛。「我們把長達25年的舊系統資料(包括PARTS和BOM)全數收編進來,而且是所有工廠據點無一遺漏。」

為何要這麼堅持收編舊系統資料呢?魏瑞光分析箇中利弊表示,「從人性抗拒改變的角度來看,當新舊系統同時存在,使用者無疑的會繼續偏好舊系統,因為熟悉操作、因為不會出錯。」

「那麼問題就來了。新舊系統的規則之間會產生衝突、資料輸入無法確認完整性,而且組織要配置兩組系統維護人員──無論從資料的一致性,還是系統維護與人力成本,都將會產生痛苦的拉扯。」魏瑞光提醒,新舊系統並存,等同於新系統沒有真正、全面的啟用,因此也就無所謂的結案了──Never start, never ending。做到這個地步,PLM無可避免將會淪為「花瓶」的下場。

魏瑞光進一步指出,「更嚴重的問題是,當一套新系統缺乏使用者的關注,就無法獲得豐富的使用經驗,也將會失去精益求精的機會。管理高層不允許PLM專案淪落到這種下場。」因此,建置團隊花了很大的努力,把為數可觀的舊資料過濾篩選,轉換到新系統,繼續供給產品開發設計使用。

而這股堅持的信念與毅力,也同樣映證在「一步到位」的策略實行上。英業達在承責專案人員的技術自信基礎下,經過高EQ的反覆溝通,歷經上線前全方位的測試,終於達成艱鉅的任務。

正面效應湧現,一年節省數以億計營運費用

PLM專案上線後迄今超過三年,各種典型的實施效益也在英業達顯現,包括:提高了設計工程的生產力;透過自動化流程,降低人為錯誤、加快專案成果的完成時間;提供更快速且可靠的設計變更控制,以及提高整體生產力,減少人力與總持有成本等。

事實上,PLM導入上線後的第一年,正是英業達的年營收,由谷底反彈開始成長的時期。專案團隊當時做了一個報告,因為實施流程再造,估計約一年節省了數以億計的營運費用,而這個數字將會隨著年營收的增加,節約數字更可觀;正所謂「不花錢,就是賺錢。」

這個驚人節約數據的統計基礎之一,來自於英業達的業績增長了,人力增加的速度卻相對減緩。

英業達從2004到2007年間,專案數量增加了十倍之多,但因為流程設計的精準與適當性極高,人員的能力加強了、工作負荷容量也增大,使得人力增加速度卻成反比遞減,真正發揮了規模經濟的效果。

也因此,魏瑞光每逢回應「PLM可以為公司賺多少錢?」的問題時,總是說:「PLM無法為公司創造一分一毫的營收,它是公司節省成本、成功營運的重要幕後英雄之一。」

工作態度更細膩,隱性效益不容小覷

此外,魏瑞光也說明,透過PLM設定的規則,每位使用者的角色和責任(role and responsibility)都有明確的定義。而這些從系統流程產生的資料,可以讓上位管理者清楚觀察哪些人員的工作態度是良好的?哪些人的態度有待改善的?並運用獎勵或約談等各種管理技巧,提振團隊的士氣或效率。

「一般導入PLM的企業鮮少談論這種應用,但我們在行為轉換這個課題上卻著墨很深。」魏瑞光坦言:「我們嘗試引導一個可以有效率處理事情的行為,例如追蹤每個工作項目的細膩度,掌握每個流程設定的需求是否確實被達成等。」

魏瑞光指出:「PLM專案是一種工程和組織流程的再造,因為所有流程都重新調整、規則化。在改變的過程中,不可避免的會造成終端使用者甚至中階主管的抗拒和抱怨。然而,隨著使用時間越長、應用範疇越深,使用者才會真實體驗PLM在工作效率、甚至工作態度上的轉變。」

「長期來看,我認為實施PLM對公司最主要的影響,是企業文化的塑型。而在這個艱鉅的過程當中,要有堅持的執行力、設定明確的目標、溝通實施效益,取得管理高層的支持,才能讓PLM專案團隊堅持不懈。」

展望未來:豐富使用深度和創意應用

英業達在建立PLM平台,鏈結組織內部各大系統之後,接下來在2008年的重點將擺在:加強這套平台的執行深度──也就是讓更多人實質使用,產生更多創意與應用效益;其次,則是和把外部供應商、客戶互動資料的溝通機制納入本平台。

「改良再改良!這是條永無止盡的路。」魏瑞光直言:「要知道,市場環境會變動,企業流程會修正,PLM平台必須因應環境變化而適時調整,而不是一成不變,才能真實發揮不同時期的最大效用。」

「要怎麼收穫先怎麼栽。我們才剛要邁入正軌,整體改善空間和使用效益的層次,都還要逐步落實。我相信,透過公司高階主管群展現的強力支持態勢,以及員工們表現的正確工作態度,PLM更出色的應用成果,將指日可期。」

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軟體方案/服務
-Simens PLM Software Teamcenter

客戶經營主力
筆記型電腦、伺服器設計、生產與銷售

客戶所在地
台北.台灣

商業挑戰
因應IT產業激烈的爭奪戰,需要一套通用平台,讓組織作業流程更順暢,並整合組織內部各大功能系統,確保資料透通流動,並維持正確與完整性。

解決方法
導入Teamcenter Enterprise Solution方案,透過一組通用功能介面,銜接料件資訊管理、工程文件管理、專案管理、產品組態管理、工程變更控制(等功能系統;並延伸整合ERP、企業資料庫、CAD系統等應用程式。

應用成果
.提高設計工程的生產力
.透過自動化流程,追蹤、降低人為錯誤。
.提供更快速且可靠的設計變更控制
.提高整體生產力,減少人力增加
.透過系統設計的規則,導引使用者更重視工作流程的細膩度。